Despre utilizarea facturilor şi a avizelor

În Ordinul 2226/27.12.2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile
(MO 1056/30.12.2006) au apărut precizări privind utilizarea facturilor şi a
avizelor.

Formularele de factură, factură fiscală şi aviz de însoţire a mărfii,
pretipărite, înseriate şi numerotate  vor putea fi utilizate şi după 1 ianuarie
2007, până la epuizarea stocului existent.
Prefixul R din codul de înregistare în scopuri de TVA, pretipărit pe facturile
fiscale din stoc, va fi înlocuit cu prefixul RO, modificare ce poate fi
efectuată fie manual, fie prin aplicarea unei ştampile.

După epuizarea stocului de facturi securizate, credem că veţi putea comanda
în aceleaşi condiţii facturi pretipărite nesecurizate şi eventual numai în 2
exemplare. Dacă doriţi, puteţi trece şi la imprimare pe hârtie albă. Solicitaţi
descrierile de formulare pregătite de noi. Există şi variantă de imprimare
grafică, cu logo şi cu imagine transparentă. Vezi modelul ...

Aviz de însoţire a mărfii:

În situaţia în care bunurile circulă fără să fie însoţite de factură, documentul
utilizat pe perioada transportului este avizul de însoţire a mărfii.

Conţinutul minimal al avizului de însoţire a mărfii:
  - seria şi numărul intern de identificare
  - data emiterii
  - date furnizor (denumire, adresă, CIF)
  - date cumpărător (denumire, adresă, CIF)
  - bunuri livrate (denumire, cantitate)
  - date privind expediţia (nume delegat, carte de identitate, mijloc de
    transport, ora livrării, semnătura delegatului)
  - semnătura expeditorului

  Se întocmeşte în cel puţin 2 exemplare.
  Menţiuni, după caz: "Fără factură" (pentru transfer între gestiuni),
                      "Pentru prelucrare la terţi" etc.

Factură:

Factura cuprinde următoarele informaţii:
- numărul de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, care identifică factura
  în mod unic;
- data emiterii facturii;

- denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare ale persoanei impozabile
  care emite factura;
- codul de înregistrare în scopuri de TVA al furnizorului;
- denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare ale cumpărătorului de bunuri
  sau servicii;
- codul de înregistrare în scopuri de TVA al cumpărătorului;

- denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor  prestate;

- baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor, pentru fiecare cota,
  scutire sau operaţiune netaxabila, preţul unitar, exclusiv taxa,
  precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ;
- indicarea, în funcţie de cotele taxei, a taxei colectate şi a sumei totale a
  taxei colectate, exprimate în lei, sau a următoarelor menţiuni:
      "scutit cu drept de deducere",
      "scutit fara drept de deducere",
      "neimpozabila în România",
      "neinclus în baza de impozitare",
      "taxare inversa".

- semnarea şi ştampilarea facturilor nu sunt obligatorii.

- dacă a existat şi aviz de însoţire a mărfii, numărul şi data acestuia se
  înscriu în factură

- dacă factura este folosită şi ca document de însoţire a transportului, credem
  că trebuie să conţină ca şi avizul: date privind expediţia (nume delegat,
  carte de identitate, mijloc de transport, ora livrării, semnătura delegatului),
  semnătura expeditorului

- se întocmeşte în cel puţin 2 exemplare

- o descriere detailată a facturii se găseşte în Codul fiscal (art.155).

Numerotarea facturilor:

- se va desemna prin decizie internă o persoană care să aibă atribuţii privind
  alocarea şi gestionarea numerelor aferente facturilor emise, prin proceduri
  proprii

- numărul de ordine secvenţial se va stabili în baza unei sau mai multor serii,
  ţinând cont şi de structura organizatorică (gestiuni, puncte de lucru etc.)

- anual se stabileşte numărul de la care se va emite prima factură

- în hMARFA se vor utiliza numere de ordine de cel mult 6 caractere, iar pentru
  ca numărul de ordine (număr factură) să se incrementeze corect în toate
  cazurile, trebuie folosite căsuţele de regim special (cod lot şi număr regim
  special). Recomandăm ca în număr regim special să înscrieţi tot numărul de
  ordine, iar lotul/seria să fie identificatorul intervalului.

- Exemplu:

      ------------------------------------------------------------------------
      Nr.            Regim special                Observatii
      document       Lot/  Numar
                     serie
      ------------------------------------------------------------------------
      F00001         F0    F00001        Facturi întocmite la calculator
      F00002         F0    F00002
      ...            ...

      E10001         E1    E10001        Facturi întocmite manual, primul bloc
      E10002         E1    E10002        Facturi agent 1/punct de lucru 1
      ...            ...
      E10050         E1    E10050
      E10051         E1    E10051        al doilea bloc
      ...            ...
      E20001         E2    E20001        Facturi agent 2/punct de lucru 2
      E20002         E2    E20002
      ...            ...

      A00001         A0    A00001        Avize de însoţire marfă
      A00002         A0    A00002
      ...            ...

  În acest caz primul caracter identifică tipul de document:
      F - facturi întocmite la calculator,
      E - facturi întocmite manual (blocuri de 50 file),
      A - avize de însoţire marfă.
  Al doilea caracter identifică intervalul sau locul unde se întocmeşte
  documentul:
      0 - la sediu,
      1 - agent 1/punct de lucru 1,
      2 - agent 2/punct de lucru 2,
  Următoarele caractere reprezintă numărul de ordine în cadrul intervalului.

- Desigur, în funcţie de structura unităţii sau modalităţile de întocmire a
  documentelor, se pot imagina şi alte scheme de numerotare.

- Dacă se utilizează în continuare formulare pretipărite, pentru identificarea
  formularului, pe acestea se poate tipări o serie şi un număr, ca până acum.