Actualizat 10 aprilie 2009

Evidenţa contabilă a programelor informatice

Reglementări

1.) Legea 15/24.03.1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi necorporale (republicată în MO 242/31.05.1999)

2.) Ordinul 1752/17.11.2005 pentru aprobarea reglementărilor contabile conforme cu directivele europene (MO 1080bis/30.11.2005), cu modificările şi completările ulterioare

3.) Legea 571/23.12.2003 privind Codul fiscal (MO 927/23.12.2003), cu modificările şi completările ulterioare

4.) HG 44/22.01.2004 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal (MO 112/06.02.2004), cu modificările şi completările ulterioare

---

Active imobilizate

2.) 64. (1) Activele imobilizate sunt active generatoare de beneficii şi deţinute pe o perioadă mai mare de un an. Ele trebuie evaluate la costul de achiziţie sau la costul de producţie ...
(2) Beneficiile economice viitoare reprezintă potenţialul de a contribui, direct sau indirect, la fluxul de trezorerie sau de echivalente de trezorerie către enitate ...

Notă: în situaţiile financiare activele imobilizate au 3 categorii:

• imobilizări necorporale,
• imobilizări corporale (mijloace fixe şi terenuri),
• imobilizări financiare.

Programele informatice ca active necorporale

Reglementarea contabilă de bază pentru societăţile comerciale prevede:

2.) 68. Un activ necorporal este un activ identificabil, nemonetar, fără suport material şi deţinut pentru utilizare în procesul de producţie sau furnizare de bunuri sau servicii, pentru a fi închiriat terţilor sau pentru scopuri administrative.
69. Un activ necorporal trebuie recunoscut în bilanţ dacă se estimează că va genera beneficii economice pentru entitate şi costul activului poate fi evaluat în mod credibil.

În cadrul activelor necorporale, în categoria "alte imobilizări necorporale", la pct. 79 sunt enumerate şi programele informatice create de entitate sau achiziţionate de la terti, pentru necesităţile proprii de utilizare. În consecinţă, dacă de exemplu se cumpără pachete de programe informatice în scopul revânzării (în magazine sau de către distribuitori), acestea reprezintă stocuri de marfă (active circulante).

La activele necorporale nu este menţionată în mod expres cerinţa deţinerii lor pe o perioadă mai mare de un an ca în cazul mijloacelor fixe, dar acest lucru rezultă din încadrarea lor în categoria activelor imobilizate.

Valoarea de intrare

La valoarea de intrare a programelor informatice se referă doar reglementările contabile:

2.) 81. Un activ necorporal se înregistrează iniţial la costul de achiziţie sau de producţie ...
82. Un element necorporal raportat drept cheltuială într-o perioadă nu poate fi recunoscut ulterior ca parte din costul unui activ necorporal.

Pentru instituţiile publice Ordinul 1917/2005 mai prevede şi valoarea justă, pentru cele primite cu titlu gratuit (donaţii, sponsorizări). Aceasta se determină pe baza unui raport întocmit de specialişti sau pe bază de evaluări.

Menţionăm, că limita stabilită prin hotărâre a Guvernului (acum 1800 lei) se referă numai la valoarea de intrare minimă a mijloacelor fixe, deci programele informatice pot fi considerate imobilizări şi sub această valoare, dacă se utilizează cel puţin 1 an.

Amortizarea

Pentru amortizarea programelor informatice se aplică următoarele prevederi:

Amortizarea contabilă

1.) Art.14 Programele informatice create de agentul economic sau achiziţionate de la terţi se amortizează în funcţie de durata probabilă de utilizare, care nu poate depăşi o perioadă de 5 ani.

Amortizarea fiscală

3.) Art.24 (10) ... Cheltuielile aferente achiziţionării sau producerii programelor informatice se recuperează prin intermediul deducerilor de amortizare liniară pe o perioadă de 3 ani.

Observaţie: Codul fiscal prevede o perioadă de 3 ani pentru amortizarea programelor informatice. La celelalte categorii de imobilizări necorporale se prevede, că se amortizează pe durata contractului sau pe durata de utilizare, după caz. Pot exista însă unele licenţe de programe care trebuie reînnoite periodic, de regulă anual, sau într-o perioadă mai mică de 3 ani. La licenţele până la un an putem spune, că acestea nu constituie imobilizări ci cheltuieli, însă în cazul unei licenţe valabile pe o perioadă între 1 şi 2 ani, care nu mai este funcţională ulterior, este discutabil, dacă trebuie amortizată tot în 3 ani.
Oricum, pot fi cazuri în care amortizarea contabilă diferă de cea fiscală.

Cheltuielile ulterioare

Pentru societăţi comerciale este prevăzut:
2.) 83. (1) Cheltuielile ulterioare efectuate cu un activ necorporal după cumpărarea sau finalizarea acestuia se înregistrează în conturile de cheltuieli atunci când sunt efectuate.
(2) Cheltuielile ulterioare vor majora costul activului necorporal atunci când este probabil că aceste cheltuieli vor permite activului să genereze beneficii economice viitoare peste performanţa prevăzută iniţial şi pot fi evaluate credibil.

Pentru instituţiile publice în Ordinul 1917/2005 se mai precizează, că se înregistrează pe cheltuieli toate cheltuielile ulterioare care au drept scop menţinerea parametrilor funcţionali stabiliţi iniţial.

Contabilitate

În Ordinul 1917/2005 este prevăzut pentru instituţiile publice: Contabilitatea sintetică a activelor fixe necorporale se ţine pe categorii, iar contabilitatea analitică pe feluri de active fixe necorporale.

Pentru înregistrarea operaţiilor cu programele informatice recomandăm următoarele înregistrări contabile:

a1) achiziţia licenţei programului informatic fără cheltuieli de punere în funcţiune:

%    = 404              - factura furnizorului (licenţă)
233
4426

208  = 233              - recepţia directă

a2) achiziţie program informatic cu cheltuieli de punere în funcţiune:

%    = 404              - factura furnizorului (licenţă)
233
4426

Dacă în valoarea de intrare se mai includ şi alte cheltuieli din afară:

%    = 404              - cheltuieli cu serviciile de implementare,
233                       costul cursului de utilizare a aplicaţiei etc.
4426

În valoarea de intrare se mai pot include şi alte cheltuieli de punere în funcţiune efectuate de societate, de exemplu cheltuielile cu salariul unor angajaţi proprii care se ocupă de implementarea aplicaţiei:

641  = 421              - cheltuieli cu salariile
645  = 43x              - cheltuielile angajatorului cu contribuţiile sociale

din care partea aferentă perioadei de implementare se poate imobiliza:

233  = 722              (în acest caz această contribuţie a utilizatorului
se poate considera ca o dezvoltare în regie proprie)

Recepţia după punerea în funcţiune:

208  = 233              (soldul lui 233 se transferă în contul 208)

Dacă nu se doreşte includerea sumelor în valoarea de intrare, ele se înregistrează ca şi cheltuieli ale perioadei.

b) cheltuielile ulterioare cu asistenţa programelor:

%    = 401
628
4426

c) dacă se elaborează un program informatic pentru nevoi proprii:

6... = 3... sau 4...    - cheltuielile aferente

233  = 721              - recepţii parţiale la finele perioadei

208  = 233              - punerea în funcţiune

d) amortizarea lunară:

6811 = 2808

e) dacă se cumpără upgrade-uri care asigură funţionarea corectă a programului, fără a majora parametrii tehnici iniţiali (de exemplu modificări conforme cu schimbările legislative):

%    = 401
628
4426

f) dacă se achiziţionează modernizări (componente, opţiuni - de ex. reţea, multisocietate sau alte versiuni care ridică parametrii tehnici iniţiali):

%    = 404              - factura furnizorului
233
4426

208  = 233              - recepţia

În acest caz, se va majora valoarea imobilizării existente şi se va recalcula amortismentul lunar, eventual modificându-se şi durata de funcţionare. Dacă şi aici există cheltuieli de punere în funcţiune, acestea se vor trata ca la pct. a2).

g) scoaterea din evidenţă:

%    = 208
658                     - valoarea neamortizată
2808                    - amortizarea cumulată